Система электронного документооборота на SharePoint

    На основании многолетнего опыта по автоматизации процессов, компанией 48IT было разработано коробочное решение по автоматизации процессов договорной деятельности предприятия Docs.

    Система электронного документооборота Docs – это универсальное решение, которое можно в сжатые сроки развернуть, настроить и начать использовать для оптимизации процессов управления договорами.

    Документооборот. Система электронного документооборота
    Ключевые цели и задачи

    Cистема Docs на базе SharePoint позволит Вашему бизнесу решить целый ряд актуальных задач:

    • Оптимизировать текущие бизнес-процессы подготовки и согласования документов;
    • Внедрить типовые формы документов и процедуры их обработки;
    • Упростить процессы поиска и обработки информации на всех уровнях и создать единое пространство для хранения и обработки документации компании;
    • Сократить сроки создания и обработки документов, а также повысить эффективность и производительность работы компании в целом.

    ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ DOCS


    Единая база договоров, контрагентов и внутренних юридических лиц


    В данной системе электронного документооборота есть несколько справочников, а именно:

    • Контрагенты
    • Юридические лица
    • Типы договоров
    • Маршруты согласования
    • Проекты
    • Документы договоров
    • Документы контрагентов

    Единая база договоров по всем юридическим лицам позволяет легко и быстро находить нужный договор по нескольким параметрам: непосредственно по названию договора, по рабочему проекту, контрагенту, типу договора, а также по его статусу. Кроме того, при необходимости в системе можно разграничить доступ к разным элементам реестра договоров.

    Централизованное хранение информации о контрагентах дает возможность синхронизировать данные со сторонними системами, например 1С. В карточке контрагента помимо основной информации могут храниться копии уставных документов и вестись обсуждения.

    Настраиваемые маршруты согласования документов


    В СЭД предусмотрен функционал настройки маршрутов согласования с привязкой к типу договора. Для каждого типа договора есть возможность указать уникальный перечень согласующих лиц. Таким образом, составляя договор в системе, маршрут согласования выбирается автоматически в зависимости от выбранного типа договора или дополнения к нему, благодаря которым все договора стандартизируются.

    Личный кабинет для централизованного управления задачами по согласованию документов


    Для быстрого доступа к своим задачам и договорам каждому пользователю доступен личный кабинет. Данные в личном кабинете отображаются с учетом разграничения прав доступа.

    Возможность вести обсуждения в ходе согласования


    Система Docs позволяет вести обсуждения в отдельной вкладке карточки любого договора/контрагента/проекта, если таково необходимо. Благодаря этому менеджеры могут оперативно получать информацию от участников согласования договора, а также не будут путаться в тех или иных обсуждениях, так как они в любой момент могут просмотреть историю обсуждения.

    Оповещения участников процесса о необходимости выполнения действий


    Чтобы оперативно отвечать на сообщения в обсуждении согласования договоров и выполнять необходимые действия, система создает оповещения и напоминания пользователям.


    Выгоды для бизнеса
    • Сокращение временных затрат на поиск, подготовку и согласование договоров
    • Повышение прозрачности процесса управления договорами
    • Повышение лояльности партнеров и заказчиков за счет своевременного выполнения задач по работе с договорами
    Варианты и технологии для развертывания решения

    Локальное развертывание:

    • Microsoft Windows Server
    • Microsoft SharePoint Server 2013/2016
    • Microsoft SQL Server
    • Microsoft Exchange
    • Microsoft Office

    В облаке Office 365:

    • Microsoft SharePoint Online
    • Microsoft Exchange Online
    • Microsoft Office Online

    С автоматизацией других процессов на базе платформы Microsoft SharePoint связанных с документооборотом (например, регистрация корреспонденции, подача заявок на закупку, управление приказами и распоряжениями и т.п.) можно ознакомиться по ссылке.

     
    Комментарии отсутствуют
    Оцените от 1 до 5
    Компания

    48ИТ - Software компания (Разработка программного обеспечения на заказ) с 2016 года предлагает услуг по custom software development (индивидуальное написание компьютерных программ по техническим заданиям заказчиков)

    Наши Услуги:
    Контакты

    191024, САНКТ-ПЕТЕРБУРГ ГОРОД, УЛИЦА 5-Я СОВЕТСКАЯ, ДОМ 45, ЛИТЕР А , ОФИС 3

    +7 (812) 223 32 12

    info@48it.ru

    Следите за новостями
    191024, САНКТ-ПЕТЕРБУРГ ГОРОД, УЛИЦА 5-Я СОВЕТСКАЯ, ДОМ 45, ЛИТЕР А , ОФИС 3 +7 (812) 223 32 12